Juan Manuel llega antes de las 9:00 de la mañana a su trabajo para iniciar labores en el área de ventas, enciende su equipo y confirma el número de pedidos que se descargaron de su página de internet.

El trabajo de Juan Manuel consiste en coordinar que esos pedidos se procesen una vez que se tenga el pago correspondiente, identificar si algún producto no tiene existencia y contactar al cliente para ver si se le puede enviar un producto similar o esperar a que se tenga. 

Isabel trabaja en la misma empresa y ella es la encargada de consultar los bancos para reportar los depósitos y con este paso iniciar la actividad de surtir los pedidos pagados.

Las personas de surtido van por los productos de cada pedido a la bodega, se guían por la lista de surtido que contiene la ubicación de cada uno de ellos y los dejan en el área de empaque para que Víctor y Josué vayan empacando; al concluir, se emiten las etiquetas con la información de transportista y dirección de entrega para que se peguen en las cajas del pedido.

Los pedidos empacados son organizados para generar la ruta de entrega y que se carguen en los transportes de la empresa, Eduardo es uno de los choferes y su labor es llevar los paquetes a los diferentes transportistas foráneos. Con la aplicación que tiene en su teléfono va marcando qué pedidos está entregando para generar el aviso por correo o mensaje de texto al cliente.

Otra actividad que se genera al término del empaque es la emisión de la factura correspondiente. De acuerdo con las diferentes reglas de negocio, se generan las facturas con diferente serie, Diana comenta que su labor se ha visto simplificada al tener un sistema donde solo tiene que “apretar un botón” para que un lote de pedidos se facture de manera automática y se envíe correo al cliente con la factura.

Al final del día, el reporte de pedidos no surtidos se analiza para ver qué acciones tomar. El reporte de facturas emitidas se envía a la contabilidad en la noche para generar los asientos contables en automático. Margarita, que trabaja en contabilidad, es la encargada de revisar los asientos contables y dar el visto bueno de que están correctos.

Estas actividades y otras más como:

• Control de Inventarios, 

• Registro de Recepciones, 

• Administración de Cuentas por cobrar

• Administración de Cuentas por pagar

serían complicadas si la empresa no tuviera un sistema comercial - administrativo que relacione la información de tal manera que todo este a disposición de las personas que trabajan en cada proceso. 

La descripción de las actividades anteriores sucede en todas las empresas comerciales y en un nivel u otro, estos procesos pueden estar totalmente integrados en un sistema o ser elaboradas con diferentes “herramientas”.

A continuación, se enlistan los puntos a revisar para la adquisición de un sistema que cumpla con el ciclo comercial.

• Facilidad para modelar la lógica del negocio. En el mercado hay varios sistemas que cumplen con todos los procesos, lo importante es que el sistema pueda ser acondicionando a la lógica del negocio. Este punto implica el costo de las adecuaciones, por lo que hay que estar seguros de que lo que se requiere no saldrá más caro que la solución en sí misma.

• Sistemas alineados a la legislación. En México con el establecimiento de la factura y la contabilidad electrónica, todos los sistemas comerciales y administrativos tuvieron que desarrollar las adecuaciones para cumplir con estos requerimientos, algunos sistemas que no son nativos hacen uso de interfases a productos de terceros, la recomendación es asegurarse que el proceso sea “transparente” para el usuario final o en su caso obtener un sistema nativo.

• Costo de mantenimiento y licenciamiento. Este es el punto que más interesa a los tomadores de decisión, cuánto cuesta, si requiere pago de mantenimiento anual, pago por usuario etc. En la actualidad se está trabajando con sistemas en modo de renta, lo cual es un esquema interesante para evitar desembolsar un monto alto al inicio. Es importante encontrar el equilibrio entre un sistema en modo de renta y el punto de modelar la lógica del negocio, ya que, al hacer una adecuación muy particular al cliente, esto obligaría tener una versión especial y el costo de la modificación podría ser más alta que el costo de la renta.

Si su empresa no cuenta con un sistema integral que cumpla con el ciclo de vida comercial, o considera cambiar de sistema, le invitamos a que nos contacte y le hagamos una demostración de nuestro sistema que abarca todos los procesos. Un sistema probado en empresas reales y que da resultados desde el 1er día de implementación.