Prácticamente desde el inicio de Internet, el correo electrónico se convirtió en el más importante medio de comunicación a nivel global

Ante un creciente flujo de mensajes, esa información en general solo se almacena en un repositorio, ya sea el servidor de correo o los archivos pst en el equipo de cada usuario. Adicionalmente, las empresas en todo el mundo se enfrentan a un número creciente de requerimientos de cumpllimiento (como la HIPAA y FERPA en los Estados Unidos, la GDPR en la Unión Europea o la  GoBD en Alemania.

A nivel directivo surge el cuestionamiento de cómo cumplir con los retos planteados por esas normativas con la ayuda del correo electrónico y qué es lo que se necesita archivar. Pero, ¿a qué se refiere hoy en día el término "archivo de correo" y qué ventajas le ofrece a la empresa?

Evolución del archivo de correo

Mientras está leyendo este blog, su buzón de correo electrónico sigue recibiendo mensajes. Antes no era así, conforme ha pasado el tiempo, el volumen de correo ha crecido llevando a evolucionar a los sistemas de archivo de correo. Inicialmente, el archivo de correo era tema de confiar en los usuarios. Las empresas se apoyaban en sus empleados para administrar su propio archivo de mensajes en sus clientes de correo. Posteriormente, cuando los departamentos de TI empezaron a introducir el concepto de respaldos, empezaron a respaldar los mensajes o aún los servidores de correo completos, pero realizar búsquedas de mensajes no era cosa fácil. En caso de que necesitara restaurar algún mensaje en particular, por ejemplo como evidencia para un tema legal, con frecuencia tomaba semanas encontrarlo - si es que aparecía-. Se tenía que restaurar respaldos completos y realizar las búsquedas de ese mensaje en particular lo cual era un proceso largo y tedioso.

Hoy en día es posible que los usuarios puedan buscar algún mensaje en cuestión de segundos y restaurarlo ellos mismos.

Respaldar no es lo mismo que archivar

Con frecuencia, los términos archivar y respaldar se toman equivocadamente como sinónimos. Por esa razón, se supone que en la mayoría de los casos el respaldar es suficiente. Sin embargo, el respaldo de su servidor de correo no reemplaza un archivo de correo electrónico de ninguna manera. Un respaldo solo puede conservar datos sobre un periodo de tiempo limitado y restaurarlo si es necesario. Sin embargo, esto no facilita los requerimientos de cumplimiento, ni se asegura la disponibilidad constante de mensajes importantes. Dentro del alcance de los respaldos, los mensajes pueden ser eliminados inmediatamente al ser recibidos y así, evadir la seguridad. En consecuencia, un respaldo no ayuda a prevenir la pérdida de datos. Respaldar es muy importante y se debe hacer, pero esta actividad no reemplaza las funciones de archivo. No lo olvide: el archivo de correo debe ser parte de su plan de respaldo!