Prácticamente desde el inicio de Internet, el correo electrónico se convirtió en el más importante medio de comunicación a nivel global

Ante un creciente flujo de mensajes, esa información en general solo se almacena en un repositorio, ya sea el servidor de correo o los archivos pst en el equipo de cada usuario. Adicionalmente, las empresas en todo el mundo se enfrentan a un número creciente de requerimientos de cumpllimiento (como la HIPAA y FERPA en los Estados Unidos, la GDPR en la Unión Europea o la GoBD en Alemania.

A nivel directivo surge el cuestionamiento de cómo cumplir con los retos planteados por esas normativas con la ayuda del correo electrónico y qué es lo que se necesita archivar. Pero, ¿a qué se refiere hoy en día el término "archivo de correo" y qué ventajas le ofrece a la empresa?

El Reto de la administración del correo electrónico

Se estima que en 2021 se enviaron más de 320 mil millones de correo diariamente, según Statista y esta cifra tiende a crecer. No es sorprendente que la comunicación vía correo electrónico sea hoy en día la preferida sobre otros medios de comunicación como el correo físico o el fax, e inclusive sobre la mensajería electrónica (como Whatsapp, Telegram, etc), sobre todo porque en estos últimos la cadena de comunicación se diluye y es complicado dar seguimiento a comunicaciones de negocio.

Diariamente se envía en el planeta un gran acervo de información como facturas, contratos y otra información de negocios. Cada usuario de correo, en tanto empleado de una empresa, es responsable del contenido y procesamiento de esos datos y el Archivo de Correo puede ayudar a procesar y archivar correos de manera ordenada y sistemática.

Utilizando la tecnología de archivo de correo, los mensajes se pueden almacenar a largo plazo, previniendo la pérdida de datos. Al hacer esto, los mensajes se almacenan de manera segura y su contenido permanece sin cambios.

Así mismo, los mensajes se pueden restaurar, si es necesario, de manera que no se pierde contenido importante, esto es, uno de los objetivos del archivo de correo es que los mensajes se puedan recuperar y estar disponibles durante un largo periodo de tiempo.

De manera que el archivo de correo debe ser un componente importante de la estrategia de seguridad de las áreas de TI.

Evolución del archivo de correo

Mientras está leyendo este blog, su buzón de correo electrónico sigue recibiendo mensajes. Antes no era así, conforme ha pasado el tiempo, el volumen de correo ha crecido llevando a evolucionar a los sistemas de archivo de correo. Inicialmente, el archivo de correo era tema de confiar en los usuarios. Las empresas se apoyaban en sus empleados para administrar su propio archivo de mensajes en sus clientes de correo. Posteriormente, cuando los departamentos de TI empezaron a introducir el concepto de respaldos, empezaron a respaldar los mensajes o aún los servidores de correo completos, pero realizar búsquedas de mensajes no era cosa fácil. En caso de que necesitara restaurar algún mensaje en particular, por ejemplo como evidencia para un tema legal, con frecuencia tomaba semanas encontrarlo - si es que aparecía-. Se tenía que restaurar respaldos completos y realizar las búsquedas de ese mensaje en particular lo cual era un proceso largo y tedioso.

Hoy en día es posible que los usuarios puedan buscar algún mensaje en cuestión de segundos y restaurarlo ellos mismos.

Respaldar no es lo mismo que archivar

Con frecuencia, los términos archivar y respaldar se toman equivocadamente como sinónimos. Por esa razón, se supone que en la mayoría de los casos el respaldar es suficiente. Sin embargo, el respaldo de su servidor de correo no reemplaza un archivo de correo electrónico de ninguna manera. Un respaldo solo puede conservar datos sobre un periodo de tiempo limitado y restaurarlo si es necesario. Sin embargo, esto no facilita los requerimientos de cumplimiento, ni se asegura la disponibilidad constante de mensajes importantes. Dentro del alcance de los respaldos, los mensajes pueden ser eliminados inmediatamente al ser recibidos y así, evadir la seguridad. En consecuencia, un respaldo no ayuda a prevenir la pérdida de datos. Respaldar es muy importante y se debe hacer, pero esta actividad no reemplaza las funciones de archivo. No lo olvide: el archivo de correo debe ser parte de su plan de respaldo!

El estándar en sistemas de archivo de correo: MailStore Server

MailStore ofrece robustas funcionalidades de archivo y restauración de mensajes, permitiendo realizar búsquedas completas de texto y archivos adjuntos, lo que permite al usuario recuperar sus mensajes via Outlook o desde un portal web. Los usuarios también pueden conservar su estructura de carpetas habitual y operar su archivo intuitivamente.

Solicite una demostración o pruebe MailStore gratuitamente por 30 días para que compruebe las bondades y ventajas de la herramienta.

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