Programas de cómputo como activos intangibles: una buena práctica clave para las empresas
El control del licenciamiento es un punto importante que con frecuencia se descuida
En la operación diaria, las empresas dependen cada vez más de los programas de cómputo para trabajar de forma eficiente, segura y competitiva. Ya sea para cumplir obligaciones fiscales, optimizar procesos internos o mejorar la atención a clientes, el software se ha convertido en un activo estratégico que merece una correcta administración.
¿Para qué utilizan las empresas los programas de cómputo?
Hoy prácticamente todas las organizaciones utilizan algún tipo de software para su operación, por ejemplo:
- Software contable y administrativo para cumplir con disposiciones fiscales.
- Programas de diseño utilizados por arquitectos, ingenieros y despachos creativos.
- Sistemas para automatizar los ciclos de comercialización entre empresas, como ERP, CRM o plataformas de gestión.
En la mayoría de los casos, estos programas se adquieren mediante licencias de uso, aunque también es común que el software sea desarrollado por un tercero para atender necesidades específicas del negocio.
El software como activo intangible de la empresa
Desde un punto de vista contable y operativo, los programas de cómputo se consideran activos intangibles, ya que son bienes inmateriales que generan beneficios económicos y otorgan ventajas competitivas.
Aunque no se “tocan”, los activos intangibles:
- Aportan valor directo al negocio
- Permiten diferenciarse frente a la competencia
- Son claves para la continuidad operativa
En muchos casos, estos activos llegan a ser tan importantes —o más— que los activos físicos de una empresa.
El problema: software sin control ni resguardo adecuado
Uno de los principales riesgos es que, al no ser un activo visible, el software suele no resguardarse correctamente.
En la práctica, un programa se percibe como:
- Un ícono en una computadora
- Un acceso en la nube
- Una liga o dirección electrónica
Cuando se adquiere software, normalmente intervienen el área de sistemas y el área administrativa. Sin embargo, la documentación —facturas, contratos, certificados y licencias— suele quedarse únicamente en contabilidad para efectos del registro financiero.
Falta de licencias y documentos: un riesgo real
En nuestra experiencia en Consisa México, son pocos los responsables de sistemas que conservan copias actualizadas de:
- Certificados de compra
- Contratos de licenciamiento
- Llaves de activación
Esto se convierte en un problema cuando es necesario:
- Reinstalar software por fallas o cambio de equipo
- Renovar licencias
- Atender auditorías o requerimientos de organismos como la Business Software Alliance (BSA) o el IMPI
¿El escenario típico?
La información existe, pero encontrarla implica saber
en qué año se compró y a qué proveedor, lo que retrasa la solución de un problema operativo o legal.
Mejores prácticas para el control de licenciamiento de software
La mejor práctica es que el área de sistemas cuente con un inventario técnico de licencias, donde se documente claramente:
- Software instalado
- Número y tipo de licencia
- Equipo o usuario asignado
- Vigencia y proveedor
Esta información debe compartirse con las personas clave de la empresa para una mejor toma de decisiones.
Apoyo de proveedores de TI
Si la empresa cuenta con un proveedor externo de servicios de TI, es altamente recomendable solicitarle:
- Inventario actualizado de equipos
- Validación del licenciamiento instalado
- Consolidación de la información de software adquirido
Este enfoque reduce riesgos legales, operativos y financieros.
Otros activos intangibles que también deben documentarse
Los activos intangibles no se limitan al software. Dentro de toda organización existen otros elementos clave que generan valor, como:
- El know how del negocio
- El personal y su experiencia
- La reputación y acreditación de la marca, que genera confianza en clientes y socios
Estos activos se reflejan directamente en los resultados económicos de la empresa.
Documentación y continuidad del negocio
Así como es indispensable llevar un control del licenciamiento de software, también es fundamental documentar:
- Procedimientos operativos
- Conocimientos clave
- Mejores prácticas internas
Esto permite que, ante una contingencia —como la salida de personal estratégico o la renovación de equipos— la continuidad del negocio no se vea afectada.
En Consisa México ayudamos a las empresas a identificar, documentar y proteger sus activos tecnológicos e intangibles, convirtiendo la tecnología en un habilitador del negocio y no en un punto de riesgo
Preguntas Frecuentes
1. ¿Qué es un activo intangible en una empresa?
Es un bien no físico que genera valor económico, como el software, el conocimiento interno, la marca o los procesos documentados.
2. ¿Por qué el software se considera un activo intangible?
Porque no tiene forma material, pero aporta beneficios económicos y ventajas competitivas a la empresa.
3. ¿Qué documentos se deben resguardar al adquirir software?
Factura, contrato de licencia, certificados de compra, llaves de activación y condiciones de uso.
4. ¿Quién debe administrar las licencias de software en la empresa?
Idealmente el área de sistemas, en coordinación con el área administrativa y contable.
5. ¿Qué riesgos existen al no llevar un control de licencias?
Riesgos legales, multas, interrupciones operativas y pérdida de tiempo para resolver auditorías o reinstalaciones.
6. ¿Qué es la BSA y por qué puede auditar a una empresa?
La Business Software Alliance es una organización que promueve el uso legal de software y puede solicitar comprobantes de licenciamiento.
7. ¿Con qué frecuencia se debe actualizar el inventario de software?
Al menos una vez al año o cada vez que se adquieran, renueven o desinstalen licencias.
8. ¿Qué otros activos intangibles deberían documentarse además del software?
Procesos internos, procedimientos operativos, conocimiento clave del personal y políticas internas.
9. ¿Cómo ayuda la documentación a la continuidad del negocio?
Reduce la dependencia de personas específicas y facilita la operación ante cambios o contingencias.
10. ¿Conviene apoyarse en un proveedor externo para este control?
Sí, especialmente en pymes, ya que puede aportar orden, experiencia y soporte continuo.
